經(jīng)常聽到朋友抱怨：“整天大會(huì)小會(huì)，不知道總開會(huì)有什么用。”聽到這樣的話，我們不禁反思：每天總是開會(huì)，是否都收到了成效？美麗人生網(wǎng)說：職場中的會(huì)議不可避免，但是考慮到企業(yè)，也考慮到個(gè)人職場發(fā)展，我們?nèi)绻胍盏阶詈玫某尚В仨毷紫茸龅侥康拿鞔_，在會(huì)議上也要有一定的職場法則。讓會(huì)議不再是浪費(fèi)時(shí)間的代名詞。
假如會(huì)議只是單純地布置任務(wù)，作用多半不會(huì)太積極，因?yàn)榇蠹覜]有獲得自己的表達(dá)時(shí)間和話語權(quán)，一味地坐著聽命，容易導(dǎo)致情緒低落。如果能夠以郵件或私下溝通的形式代替，則會(huì)顯得更為得體。
“頭腦風(fēng)暴”嚴(yán)格來說并不是有效的會(huì)議形式，因?yàn)榧磿r(shí)的提出想法，很難做出最優(yōu)的選擇。借用開會(huì)討論，激發(fā)想象，從無到有創(chuàng)建新的方案，實(shí)際上往往是不得以而為之的做法。
開會(huì)必須具有目的性，意在通過眾人討論做出某項(xiàng)與公司利益相關(guān)的決議，一個(gè)不知道為什么而開的會(huì)必然以跑題和沉默為主。每個(gè)與會(huì)者在進(jìn)入會(huì)議室之前，都應(yīng)該已經(jīng)想好自己的觀點(diǎn)和今天要說的話。開會(huì)講求有備而來，每個(gè)人構(gòu)造想法的過程應(yīng)該在會(huì)前完成，開會(huì)的任務(wù)只有一個(gè)——就問題找出最好的解決辦法。因此要有一些會(huì)前的工作，議程、需要討論的內(nèi)容以及每個(gè)人的相關(guān)任務(wù)，應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)起草和發(fā)送郵件，即便是例會(huì)，這么做也能夠增強(qiáng)員工們的重視程度。當(dāng)然，員工也可以在郵件中提出新的問題，讓大家盡早形成想法。另外，有一個(gè)小技巧可以讓員工們對會(huì)議更有準(zhǔn)備和期待，就是提前透露會(huì)議上要決定的事宜和可能將要達(dá)到的效果，此舉等于對會(huì)議進(jìn)行了提前的預(yù)熱和炒作。
開會(huì)的場合，其實(shí)并不重要，重要的是能不能將大家的注意力集中到會(huì)場討論的問題上來。不過讓員工不至于太過緊張而說不出話來確實(shí)是有必要的，著名管理學(xué)家余世維就經(jīng)常組織員工在海灘召開會(huì)議，大家穿著海灘泳裝，放松而愜意。大部分的企業(yè)都可以將開會(huì)的地點(diǎn)選在附近的咖啡廳，大家以傾斜的角度相對而坐，從心理學(xué)的角度講更能夠自在地抒發(fā)和傾聽。另外，那些會(huì)議上用不到的電子設(shè)備，如果能留在辦公室就讓它休息一下吧。
有人說，開會(huì)不要超過20 分鐘，建議站著開會(huì)，以便迅速做出決議。在這里，美麗人生網(wǎng)并不推薦這類的做法。開會(huì)為的就是充分討論，能盡快當(dāng)然好，但限制時(shí)長沒有意義，反而容易走向形式主義，草草了事。不過會(huì)議時(shí)間絕不是越長越好，美麗人生網(wǎng)職場顧問專家團(tuán)（美職團(tuán)）說：“會(huì)議時(shí)間最好不要超過兩小時(shí)，兩小時(shí)是一個(gè)人注意力的極限。” 這話有理，注意力不在了，會(huì)自然沒有效果。會(huì)議期間，需要有頻率地緩解一下壓力，進(jìn)行到一定階段，可以由引導(dǎo)者引領(lǐng)著大家開開玩笑，聊聊八卦，給大家頭腦中緊繃的神經(jīng)做做按摩。但前提是，一定不要繞得太遠(yuǎn)，要能夠再次拉回到會(huì)議中來。
這些職場法則，讓我們的會(huì)議擺脫沉悶。美麗人生網(wǎng)溫馨提示：職場中，開會(huì)是家常便飯，但是我們切不可抱著應(yīng)付的心態(tài)去參加。要提高會(huì)議效率，就要有所準(zhǔn)備。
